Удобные клише, или Как правильно использовать факсимиле

Факсимильная подпись – это штамп, который дублирует вашу подпись. Внешне он выглядит как печать и позволяет не утруждать себя лишний раз упражнениями с пишущим инструментом, когда нужно завизировать сразу много документов. Имея факсимиле, можно вообще доверить рутинное визирование кому-нибудь другому.

Еще бывают цифровые факсимиле – это просто скан, который вставляется в электронный документ.

В одних случаях будет факсимильная подпись равна обычной подписи, а в других – не будет играть никакой или почти никакой роли. Все зависит от того, с каким документом мы имеем дело.

Например, на договорах, регламентирующих гражданско-правовые отношения. Но только в том случае, если их стороны согласились использовать факсимиле в строго определенных случаях и закрепили свое согласие документально – в основном тексте договора или в дополнительном соглашении к нему. Такие договоренности скрепляются собственноручными подписями или усиленными квалифицированными электронными. И если все оформлено как положено, то в дальнейшем вы и ваш контрагент можете проштамповывать документы. Какие именно – лучше тоже заранее оговорить во избежание недоразумений, обычно речь идет о соглашениях, направленных на исполнение рамочного договора.

Также факсимиле может использоваться в локальных документах предприятия. Для этого рекомендуется прописать порядок такого использования в отдельном документе – приказе или положении. Обычно штампуют приглашения, уведомления, извещения, благодарности, поздравления, пропуски и служебные удостоверения, почетные грамоты. А также страховые полисы и патенты (в некоторых случаях, чаще предпочтительна все-таки "живая" подпись).

Еще использовать факсимиле можно инвалидам по зрению при совершении банковских операций с наличными. При этом от лица потребуется предъявить документ, удостоверяющий личность, свидетельство о нотариальном удостоверении тождественности подписи с оттиском факсимильного воспроизведения и справку об инвалидности.

Это такие документы, которые подтверждают хозяйственные операции и события, служат оправданием сделок и подтверждают экономическую обоснованность расходов. Соответственно, требования к таким бумагам повышенные. И использовать факсимиле нельзя в случаях с накладными, актами выполненных работ, документами, связанными с проведением денежных операций и так далее.

Если такой документ влечет финансовые последствия, то использовать на нем факсимиле нельзя – это позиция налоговиков.

Можно использовать факсимиле на доверенности, если об этом есть соглашение с лицом, для представительства перед которым этот документ выдается. Например, если в договоре поставки указано, что доверенность на получение товара от поставщика может быть подписана при помощи факсимиле руководителя организации-покупателя.

Если есть соответствующее соглашение с контрагентом, то можно – эти документы к "первичке" не относятся.

Хотя формально счета-фактуры тоже не относятся к первичным документам, ставить на них факсимиле нельзя – это позиция налоговиков и министерства финансов, подкрепленная судебной практикой. Хотите получить вычет по НДС по счету-фактуре – используйте подпись уполномоченного лица, не факсимиле.

В налоговый и бухгалтерской отчетности, обращениях в госорганы, документах по кассовым операциям, векселях, платежных поручениях и других финансовых документах, документах, требующих нотариального заверения, в кадровой документации, трудовых договорах, тендерной, аукционной и конкурсной документации, сертификатах и декларациях соответствия товара.

Собственноручная подпись каждый раз немного разная – по наклону, размерам, размаху. Факсимиле однотонно, степень нажатия равномерна по всей площади. Кроме того, штамп оставляет на бумаге след в виде круга, прямоугольника или другой геометрической фигуры в зависимости от фантазии владельца.

Заказать в организации, занимающейся изготовлением печатей и штампов. Для этого туда присылают скан подписи или приносят ее качественный образец на бумаге. Изображение обрабатывается на компьютере, делается равномерным и четким. Затем изготавливается макет, на его основе создают резиновое или полимерное клише (знатоки советуют резину – она более долговечна, менее прихотлива к краске, подпись получается четче). Изображение зеркально наносится на клише, оно крепится к оснастке – ручной или автоматической (последняя дороже, но удобнее, и позволяет делать более четкие оттиски). Можно пользоваться!

Обычно держится в сейфе. Использование прописывается локальным актом – в нем указывается кто и для чего применяет факсимиле, и как его хранит. Еще можно завести журнал учета с указанием даты и времени выдачи клише ответственным людям – по аналогии с другими печатями и штампами. Электронное факсимиле лучше держать на защищенном компьютере ответственного сотрудника.

Коротко и по делу. Только отборные цитаты в нашем Телеграм-канале.